Een sterk gegroeide MKB onderneming.
Mijn bijdrage: Actief advies in AO/IB.
In het kort
Een MKB onderneming was sterk gegroeid. De linkerhand wist niet meer wat de rechterhand deed. Bestellingen voor materiaal werden dubbel gedaan of helemaal niet. Ook was de voorraad niet op orde en waren er veel voorraadverschillen en verdween materiaal.
Onze oplossing
Mijn ervaring, met name opgedaan bij de Belastingdienst Douane waar vergunningen werden afgegeven op basis van een goed functionerende AO/IB leerde dat één vraag vaak genoeg is om er achter te komen hoe de interne organisatie van een onderneming werkt.
Een simpele vraag luidde dan ook de verandering, of beter gezegd de ontwikkeling van de organisatie in. De vraag…. : “wie mag hier de inkoop doen ?”. Dat was de inkoper dus. De tweede vraag luidde “wie doet hier de inkoop”. En toen kwam er een boeiend voorbeeld van een niet bestaande administratieve organisatie. Uiteindelijk bleken er 6 medewerkers, exclusief de directeur die ook wel eens inkopen deed, onafhankelijk van elkaar in te kopen. Werkvoorbereiders, de magazijnbeheerder, voormannen, de inkoper en de directeur. En niemand hield het eigenlijk bij. Ik heb het inkoopproces toen beschreven, functies beschreven en een duidelijke afbakening gemaakt van de functies. Na de gebruikelijke weerstand (inefficiënt, te formeel, nu werkt het toch ook) heb ik de afspraak kunnen maken dat de onderneming gedurende 6 maanden volgens “het boekje” ging inkopen. Actief advies betekent ook implementeren van oplossingen en zorgen dat ze werken ! Inmiddels zijn de voorraadverschillen flink terug gelopen, zijn de spullen meestal op tijd binnen en verdwijnt er geen gereedschap meer. En nu de mensen gewend zijn aan die formele(re) procedure is gebleken dat het gewoon efficiënter werkt. En de directe besparing op de voorraden en de tijdswinst omdat de spullen bijna altijd op tijd zijn is aanzienlijk. En niet onbelangrijk, de directeur groot aandeelhouder heeft weer wat meer tijd over voor belangrijke dingen en loopt geen inkoop brandjes meer te blussen.